Optimisez votre entreprise avec le PCAN

Nous avons eu la chance d'être sollicité par Victoire Évènements et Web pour élaborer un plan d'adoption du numérique. Le mandat qui nous a été confié était d’étudier l’état actuel au niveau de l’utilisation des technologies de l’entreprise, principalement par rapport au changement potentiel d'un logiciel programmé spécifiquement pour eux.

Les principaux défis étaient l’intégration entre les logiciels ainsi que la visibilité sur les projets. Découlant de ceci, les besoins identifiés avec le client étaient la saisie du temps, la facturation, l’analyse de rentabilité des projets, de la gestion des projets et de l’optimisation des processus comptables. Nous avons étudié l’option d’intégrer Harvest, Xero Projects, ou de garder le logiciel maison de l'entreprise pour la facturation et la saisie du temps.

Pour la gestion de projet, le client avait déjà choisi Monday.com, nous avons validé ce choix et l’avons accompagné sur la structure à adopter. Le but ici était de donner de la visibilité à l'équipe sur l'avancement des projets et des tâches, et potentiellement déterminer l'occupation et la charge de travail de l'équipe.

Dext, Approval Max et Hubdoc ont aussi été considérés pour la gestion comptable, pour augmenter la facilité de traitement de l'information et permettre la validation des factures de manière informatisée.

Au final, Harvest a été préconisé, vu son intégration avec les autres outils, sa facilité d’utilisation et ses rapports détaillés, notamment pour l’analyse de rentabilité. Approval Max est mis de côté pour le moment, mais pourra être reconsidéré éventuellement, lorsque le besoin sera plus important.

Une structure simple, mais efficace, a été priorisée pour les projets sur Monday.com, question de laisser de l’espace pour la faire évoluer à l'usage. Le tout pourra être mis en œuvre le plus rapidement possible, en visant une pleine fonctionnalité en 6 mois, puis la création d’une V2 pour la structure de projet dans Monday.com environ 18 mois plus tard.

La résultante a été une meilleure visibilité dans l'équipe, une uniformisation des processus, un meilleur suivi de la rentabilité des projets et une amélioration progressive de la rapidité de facturation.